System do obsługi zgłoszeń pomaga w sprawnej obsłudze klienta

Praca w działach contact center wymaga sporego zaangażowania ze strony konsultantów. Obecnie klienci mają bardzo duże wymagania. Chcą załatwić sprawę „od ręki” i nie czekać długo na linii. Denerwuje ich też, kiedy są przełączani od jednego agenta do drugiego. Bez nowoczesnych systemów komunikacji nie da się sprawnie zarządzać informacjami i obsługiwać klientów.

Wiele funkcji, jeden system

Na rynku jest wiele rozwiązań, które ułatwiają kontakt z klientem. Trzeba jednak zwracać uwagę na intuicyjność obsługi i łatwość edycji danych. Nie liczy się ilość funkcji, ale ich jakość. Tylko w ten sposób można zapewnić dobrą obsługę i sprawne załatwienie problemu. Trzeba jednak wybrać system do obsługi zgłoszeń z głową. Przede wszystkim ważne jest, by rozwiązanie miało centralna bazę danych i możliwość swobodnej edycji rekordów. W ten sposób przyjmowanie wszelkich połączeń od klientów – nieżalenie, czy dotyczą one reklamacji czy też zapytania o produkt lub usługę jest znacznie ułatwiony. Przede wszystkim agenci mogą bez problemu przekazywać sobie wiadomości. Wystarczy, ze zostawia notkę w systemie, by kolejny agent wiedział, na czym zależy rozmówcy i jak ma prowadzić rozmowę, by osiągnąć efekt. Poza tym pomocne jest edytowanie danych osobowych. Można bez trudu zmienić dane adresowe, nazwisko. System umożliwia wgląd do pełnej historii korespondencji. Z jednego poziomu widać wszystkie połączenia z danym klientem, wysłane maile czy odpowiedzi na formularze kontaktowe.

Pozwól komunikować się różnymi kanałami

Bardzo ważne jest, by klient mógł kontaktować się różnymi kanałami: od maili przez telefon czy formularz kontaktowy. Dla współczesnego klienta jest to absolutna konieczność. Niestety, bez odpowiedniego system do obsługi zgłoszeń dobra obsługa jest całkowicie niemożliwa. Możliwość wglądu w historię klienta i sprawdzenie, czego dotyczyły ustalenie z różnymi konsultantami, niezależnie, jakim kanałem komunikacji kontaktowali się z firmą, jest bezcenna. To w dzisiejszych czasach absolutna konieczność. Bez tego sprawne zarządzanie danymi klientów jest praktycznie niemożliwe. Jeśli decydujemy się na umożliwieniu komunikacji różnymi metodami, musimy dysponować odpowiednimi narzędziami. Bez tego kliencie będą sfrustrowani i szybko przejdą do konkurencji, a to sytuacja, do której absolutnie nie wolno dopuścić. Trzeba dbać o wysokie standardy i udostępniać nowoczesne mechanizmy, które ułatwią kontakt z zainteresowanym.