System zarządzania ERP – najważniejsze funkcje i zadania

Bez wątpienia, kontrola pracy firmy oraz budowanie trwałych relacji z klientami jest niezwykle trudne. Dlatego właśnie powstały systemy, które w znacznym stopniu to ułatwiają. Chodzi rzecz jasna o systemy zarządzania ERP – http://positiveretail.pl/modul/erp-crm/. Mają one bardzo wiele zadań, których spełnianie jest niezbędne, aby firma przynosiła zyski. Które z tych zadań można określić jako najważniejsze? W jaki sposób powinno się wykorzystywać system zarządzania ERP?

Pełna baza danych o klientach

Na pewno nie można przecenić wartości, jaką mają dane klientów. Chodzi tutaj w zasadzie o wszelkiego rodzaju dane. W systemie zapisywane są informacje o tym w jakim okresie w roku, w jaki dzień tygodnia, a czasem nawet w jakich godzinach dany klient dokonuje zakupów. Poza tym, menadżer może się również dowiedzieć dzięki systemowi jakiego rodzaju produkty najchętniej kupuje dany klient. Co więcej, system zarządzania ERP zapisuje również informacje o tym, z których rabatów i z jakiego typu promocji dany klient korzysta najchętniej.

Oczywiście, niemniej ważne od powyższych są również podstawowe dane teleadresowe. Rzecz w tym, że trudno o coś cenniejszego dla sprzedawcy, niż adres mailowy oraz numer telefonu klienta.

Warto zauważyć, że gromadzenie wszystkich wymienionych powyżej danych odpowiedzialny jest jeden z modułów systemu zarządzania ERP. Konkretnie chodzi o moduł nazywany systemem CRM. Z racji tego, że coraz większą wagę przywiązuje się dziś do budowania relacji z klientem, zdarza się, że CRM występuje również jako całkowicie samodzielny system.

Jak wykorzystać dane o klientach?

Dzisiaj dobrze już wiadomo, że pozyskanie nowego klienta to zadanie bardzo trudne. Jednakże, o wiele łatwiej jest zachęcić stałego klienta do ponownych zakupów. Trzeba jednak stworzyć specjalną, indywidualną strategię. Jest ona ważna, ażeby klient czuł się doceniony oraz miał przekonanie, że dany sklep faktycznie przygotował dla niego świetną ofertę.

Rzecz jasna, nie można stworzyć trafionej oferty indywidualnej, jeśli nie pozna się dobrze zachowania klienta. Do tego właśnie potrzebny jest system CRM, a konkretnie zapisane w nim dane. Jeśli menadżer wie, co kupuje klient oraz jakie rabaty najbardziej go interesują, jest w stanie stworzyć dla niego interesującą promocję.

Niemniej jednak, znajomość zwyczajów klienta nic nie da, jeśli nie zna się jego numeru telefonu, albo chociaż maila. Jak już jednak wcześniej wspomniano, system zarządzania ERP, a konkretnie moduł CRM, zapisuje również tego rodzaju dane. Pracownik sklepu odpowiedzialny za marketing dzięki systemowi zarządzania ERP wie zatem nie tylko jaką ofertę stworzyć dla klienta, ale również gdzie ją wysłać.

Dane finansowe w systemie zarządzania ERP

Warto zauważyć, że system zarządzania ERP zajmuje się wieloma innymi rzeczami poza gromadzeniem danych o klientach. Liczba danych i raportów jakie znajdują się w systemie jest bardzo duża. Część z nich dotyczy danych finansowych firmy.

Gromadzenie danych jest bardzo ważne. Między innymi jest to istotne z tego względu, że bez znajomości dokładnych przychodów oraz danych dotyczących sprzedaży poszczególnych produktów, nie wiadomo zupełnie jak planować przyszłą strategię firmy. Jeśli jednak system zarządzania ERP gromadzi i raportuje dane sprzedażowe, menadżerowie mają ułatwione zadanie.

Poza tym, dzięki temu, że dane są w jednym miejscu oraz zaprezentowane są przejrzyście, nawet nie będący specem z dziedziny finansów menadżer może kontrolować księgowych. Nie ważne jak duże miałoby się zaufanie do pracowników, pewien stopień kontroli zawsze jest niezbędny. Nie chodzi nawet o oszustwa, ale o zwykłe błędy, które przecież przydarzają się każdemu. W księgowości jednak błędy takie mogą być kosztowne i to dosłownie.

Warto zauważyć, że ostatnio przybył kolejny powód, dla którego warto gromadzić dane w systemie zarządzania ERP. Chodzi oczywiście o jednolite pliki kontrolne. Ich generowanie to nowy obowiązek, jaki na przedsiębiorców nakłada polskie prawo. Nie jest jednak możliwe zgromadzenie konkretnych danych księgowych w pliku elektronicznym, jeśli nie są one zapisywane przez system.